Fiets mee met Wendy en Leontien op zondag 17 juli 2022 in Rotterdam.

FIETS MEE

Hoofdpijn na een dag werken? Productiviteits expert Björn Deusings geeft tips om werkstress te verminderen

Met een hoofdpijntje op de bank neerploffen, hoort er gewoon bij. Zeker na een drukke werkdag. Toch benadrukt Björn Deusings, productiviteitsexpert, dat je deze pijntjes niet te licht moet opvatten. Jouw lijf geeft hiermee namelijk een waarschuwingssignaal af ‘hé, doe het eens rustiger aan!’. Een tandje terugschakelen lukt pas wanneer je de oorzaken van je werkstress herkent. Hij deelt ze nu met je (evenals zijn beste timemanagement tips om ze tegen te gaan).

Een seintje van je lijf

Je hebt na een lange werkdag vast wel eens hoofdpijn. Vervelend, maar je kijkt niet er niet van op. Je hebt per slot van rekening bergen werk verzet en tal van klanten te woord gestaan. Een warm bad en een goede kop thee lossen doen dan vaak wonderen.

Toch blijkt uit onderzoek dat werkstress ook indirect invloed op je lijf heeft. Op een hectisch moment merk je daar dan misschien niets van, maar dagen later krijg je ineens last van een stijve nek en ervaar je spierpijn op vreemde plekken.

Hoe zit dat?

De studie wijt dit aan de verbinding tussen jouw lichaam en je onderbewustzijn: indien jij sterke emoties ervaart, zeg stress, dan slaat je lijf deze sensaties op verschillende plekken in je lichaam op. Als een soort emotioneel geheugen.

Ga je daar vervolgens niet goed mee om – je negeert het stressgevoel en de emoties die daarbij komen kijken – dan komen deze onderdrukte gevoelens op een gegeven moment naar boven, vaak in de vorm van lichamelijke klachten.

Je merkt dan ineens knopen tussen je schouderbladen, spanning bij je kaken of zelfs spasmes rondom je ogen. Kortom: jouw lijf probeert je dus een seintje te geven ‘hé, doe het even rustiger aan’. Het is een natuurlijke manier om het onbewuste bewust te maken.

Hoe pak je stress aan? Bij de bron!

Nu ben je misschien op een punt in je leven waarop je bewuster met druk omgaat. Je mediteert soms, staat regelmatig stil bij wat er in je leven gebeurt en rolt steeds vaker jouw yogamatje uit. Dat verlicht inderdaad de spanning en druk, maar neemt uiteindelijk niet de oorzaak van jouw stress weg.

Wil je structureel werkstress buiten de deur houden, dan zal je het probleem bij de bron moeten aanpakken. Niet telkens een pleister erop moeten plakken, maar kijken waar de druk ontstaat. Daardoor zit je niet alleen beter in je vel, je krijgt ook nog eens meer gedaan.

Dit zijn de meest voorkomende redenen voor het ontstaan van werkstress én hoe je ze aanpakt:

1. Je hebt een gebrek aan overzicht

In een poging werk te managen leg je zoveel mogelijk vast. Je zet meetings in je agenda, krabbelt ingevingen op kleurrijke post-it’s en maakt soms een snelle ‘to do’-lijst. Schiet je tussendoor iets te binnen, dan belandt het in de notitie-app op je telefoon — Of je onthoudt het, het is maar net hoe gestructureerd jij je die dag voelt.

Het probleem is dat je hierdoor geen goed zicht hebt op wat er allemaal ligt. Hierdoor zie je misschien een afspraak over het hoofd of kom je er op het eind van de week achter dat er een belangrijke deadline nadert. Gevolg? Stress, gehaast werken en lange uren maken.

Leg je daarentegen al je afspraken, projecten en klussen op één vaste plek vast, dan zie je in één oogopslag wat vandaag jouw tijd en aandacht nodig heeft.

Mijn tip is daarom: werk met een simpel timemanagementsysteem: gebruik één agenda om al je afspraken en grote klussen in vast te leggen en één takenmanager voor alle kleine klussen. Jouw brein weet dan ‘alles dat deze week moet gebeuren vind ik dáár. Dat geeft mentale rust.

2. Je geeft verkeerde zaken prioriteit

Zelfs wanneer je tot in de puntjes georganiseerd bent, kan het werk je bij de keel grijpen. Dat het overzichtelijk in één systeem staat, neemt namelijk niet weg dat jij het werk ook nog moet doen — maar met welke klus begin je, dat is vaak de vraag.

Indien je niet inzichtelijk hebt wat prioriteit heeft, neem je uit gemak vaak de kleine klusjes op; denk aan het beantwoorden van mail of het afhandelen van telefoontjes. Hoewel je dan toch druk bezig bent, blijft het “echte” werk liggen. Gevaarlijk, want uiteindelijk moeten die klussen ook worden uitgevoerd, maar dit keer met meer tijdsdruk, stress en een grotere kans op het maken van fouten.

Neem daarom geregeld jouw taken en afspraken onder de loep: wat heeft deze week prioriteit; wat zijn mijn drie belangrijkste klussen? Rond die eerst af voordat je ander werk oppakt. Kijk ook of je dingen kunt schrappen of kunt delegeren. Je hebt per slot van rekening maar beperkt tijd en energie, dus je zal keuzes moeten maken.

3. Je hamstert (digitale) informatie

Wanneer jij je een weg moet banen door stapels papieren en notitieblaadjes om überhaupt je bureau te vinden, zul je doorgaans ook meer stress ervaren. Zeker wanneer je vervolgens een overvolle mailbox en een uitpuilend postvakje aantreft.

Zo’n rommelige (digitale) omgeving leidt niet alleen visueel af, het zorgt er ook voor dat je belangrijke zaken over het hoofd ziet —‘Waar heb ik die blauwe envelop ook alweer gelaten?’. Om nog maar te zwijgen over de tijd die het je kost om dingen terug te vinden.

Ik raad je daarom niet alleen een Marie Kondo-lesje aan, maar een meer grondige aanpak: ken de plekken waar werk zich verzamelt en snijd er drastisch in. Het liefst breng je het aantal plekken terug naar een minimum. Gebruik bijvoorbeeld maar één vaste kladblok en één mailbox waar al je e-mail binnenkomt. Op die manier hoef je minder plekken te checken en behoud je het overzicht.

Daarnaast is het ook erg belangrijk dat je deze plekken regelmatig checkt én verwerkt. Stel jezelf als doel dagelijks naar een lege mailbox toe te werken. Verwerk ook wekelijks je kladblok en zorg dat al deze plekken vrij zijn van informatie.

4. Je neemt zelden een reflectiemoment

Aan het eind van een drukke werkweek is het maar wat fijn om de kantoordeuren achter je dicht te trekken. Je voelt er dan weinig voor om alvast vooruit te plannen; maandag is weer een dag.

Toch is het volgens mij nuttig om wekelijks, en zelfs dagelijks, even je planning erbij te nemen. Enerzijds om te reflecteren over wat je deze week allemaal (niet) hebt gedaan, anderzijds zodat je vooruit kunt kijken: wat staat er komende week allemaal op de agenda en moet je daar nog iets voor voorbereiden? Zo ga je mentaal fris het weekend in.

Probeer daar dus eens een gewoonte van te maken. Neem aan het eind van je dag vijf minuten om je werkdag af te sluiten en je systeem bij te werken. Op vrijdag doe je hetzelfde, maar iets uitgebreider: plan een half uur in je agenda om alle losse eindjes weg te werken en de teller van je mailbox op nul te krijgen.

Zo sluit jij je werkweek kalm af en begin je maandag weer met frisse moed!

5. Je geeft toe aan afleiding

Gedurende je werkdag wordt je aandacht tal van keren opgeëist. Je hebt te maken met praatgrage collega’s, luidkeelse telefoongesprekken of notificaties die jou duiden op een verzoek. Hoe onbeduidend ze ook zijn, voor jouw brein is iedere prikkel even belangrijk. Je concentratie is hoe dan ook weg.

Niet alleen kom je zo niet aan je werk toe, het vraagt ook ontzettend veel mentale energie. Om minder stress te ervaren, doe je er daarom verstandig aan om je concentratie serieus te nemen. Jij als kenniswerker kunt namelijk niet zonder.

Neem daarom je verantwoordelijkheid,  ga ‘off the grid’: zet je telefoon op stil, al je meldingen en notificaties uit en check je mail tussendoor niet. Durf ook gewoon je collega’s aan te spreken wanneer ze je van het werk houden en investeer desnoods in een noise canceling headset (Filtert omgevingsgeluid uit én geeft een visueel signaal af dat je aan het werk bent en dus niet gestoord wil worden!).

6. Je schakelt onvoldoende af

Zit je net met een goed boek op de bank, belt een collega je met een brandende vraag. Collegiaal als je bent, sta je haar te woord. Hoewel de urgentie van haar verzoek vooral aangedikt bleek, zit jij nou toch in die werkmodus: je checkt vlug even je mail en nu je toch bezig bent, verwerk je gelijk die aanvraag.

Nu kan het gebeuren dat je incidenteel buiten je werktijden en -dagen om moet bijspringen. Gebeurt dit structureel, dan verstoort het jouw werk/privé-balans. Niet handig, want die heb je nodig om jezelf op te laden.

Ik raad je daarom aan om duidelijke afspraken met elkaar te maken en elkaar daar ook aan te houden: ‘wat zijn de zaken waarvoor we elkaar buiten werktijd voor mogen sturen en op welke manier doen we dat dan?’. Je wil namelijk voorkomen dat je ‘s avonds heen en weer appt over zaken die niet dringend zijn. Natuurlijk heb je hart voor de zaak, maar je hebt ook recht op vrije tijd.

Durf dat ook aan te geven: ‘Bel me daar morgen even over terug’ of ‘Schrijf het even op, bespreken we het maandag’ zijn ook prima antwoorden. Iets is namelijk zelden zo dringend dat het niet even kan wachten.

7. Je schenkt te weinig aandacht aan selfcare

Met een hectische baan en een druk sociaal leven heb je genoeg te doen. Hierdoor schiet jouw yoga-sessie er wel eens bij in en is het neerzetten van een gezonde maaltijd ook niet altijd eenvoudig. En sporten? Pff. Morgen.

Toch wil je hier een gezonde balans in vinden; een stukje selfcare. Voor de één kan dat een na het werk een rondje hardlopen zijn, de ander bijt zich graag vast in een creatieve bezigheid. Waar je jouw energie ook in stopt, zorg dat jij jezelf een moment gunt om op te laden. Plan er desnoods tijd voor in, in je agenda, en kom die afspraak ook na.

If you do not make time for your wellness, you will be forced to make time for your illness’. Ontspan daarom, maak plezier, beweeg en slaap voldoende. Deze dingen zijn niet optioneel.

Kortom

Iedereen voelt zich wel eens gestrest, maar wanneer dat gevoel na een kop kruidenthee (of een goed glas wijn) niet wegebt, zit het misschien diepgeworteld. Misschien omdat je al een tijdje op je tandvlees loopt of het lastig vindt om na het werk af te schakelen. Klachten zoals hoofdpijn, vermoeide ogen of gespannen schouders zijn dan ook niet vreemd.

In zo’n geval is het goed om enerzijds strenger je grenzen te bewaken én om anderzijds je werk beter te organiseren. Mocht je daar meer over willen weten, lees dan eens mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’; dat staat boordevol praktische tips waardoor jij van druk naar productief gaat. Zo ervaar je meer rust én houd je tijd over voor de dingen waar jij echt blij van wordt.