Een takenlijst werkt natuurlijk fantastisch. Het zorgt voor overzicht en laat jou eraan herinneren wat je nog allemaal voor een klus moet doen. Toch roept Björn Deusings, directeur van Tijdwinst.com; een trainingsbureau dat zich specialiseert in time management trainingen, op om eens kritischer naar je ‘to do’-lijstje te kijken.

Zet jij grote klussen namelijk maar lukraak op die lijst, dan doet het meer kwaad dan goed: het stimuleert uitstelgedrag. Zeker wanneer een groots en intimiderend klus omringt wordt door simpele taakjes, zoals het versturen van een e-mailtje. Je kiest er dan sneller voor om zoiets kleins op te pakken, dan dat je aan een logge, zware klus begint.

Op die manier vul jij je werkdag op, heb je het gevoel alsof je een hele hoop hebt gedaan, maar blijkt aan het eind van de dag dat de werkelijke belangrijke klussen (alweer) zijn blijven liggen. Hoe voorkom je dat nu? In zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 uur Klaar’ beschrijft Deusings hoe je voorkomt dat je onzinnige klussen voorrang geeft op je prioriteiten. Met andere woorden: hoe je uitstelgedrag voorkomt.

1. Vermijd vage en grote klussen op je planning

Eén van de redenen waarom je zaken uitstelt is omdat je niet weet waar je moet beginnen. De klus voelt te groots, te vaag of te intimiderend. Zoiets simpels als het versturen van die e-mail geef je dan voorrang, ondanks dat het geen prioriteit heeft.

Wat je daarom nodig hebt is duidelijkheid: jij moet bij het zien van een klus in één oogopslag zien wat er precies moet gebeuren en voor wanneer, anders komt het er niet van. Hak die grote klussen daarom in stukken. Maak de stappen zo concreet en eenvoudig mogelijk en je zult zien dat je sneller actie onderneemt.

2.   Plaats grote klussen nóóit op je takenlijst

Een andere reden voor jouw uitstelgedrag is het feit dat je zelden zomaar even tijd hebt om tussendoor iets op te pakken, zeker wanneer het een klus betreft waarmee je langer dan een half uur zoet bent.

Zet zulke klussen door nooit op je takenlijst want je zult er gewoon niet aan toekomen. In plaats daarvan plaats je klussen van langer dan een half uur direct in je agenda. Op die manier reserveer je er letterlijk en mentaal tijd voor en dwing je jezelf na te denken over het meest geschikte moment.

3. Bedenk bij iedere klus wat de eerstvolgende actie is

Niet goed weten wat de eerste stap is kan je ervan weerhouden te beginnen; ‘kan ik alvast die mail sturen of moet ik eerst Sander nog om input vragen?’. Die onzekerheid levert weerstand op.

Door vooraf kritisch na te denken over de eerstvolgende actie neem je die weerstand weg. Wat moet jij nu als eerste doen? Dat kan het lezen van een naslagwerk zijn maar ook zoiets simpels als het maken van een korte mindmap.

4. Omschrijf iedere klus zo concreet en helder mogelijk

Je wil in één oogopslag zien wat er moet gebeuren en hoelang je hiermee zoet bent. Vandaar vermijd je vage omschrijvingen (‘Dennis locatie?’), maar beschrijf je iedere klus met een werkwoord en noteer je gelijk de geschatte duur erachter: ‘Mailen – nieuwe locatie aan Dennis doorgeven (5 minuten)’.

5. Maak van slimmer plannen een gewoonte

Dankzij bovenstaande kleine aanpassingen zul je merken dat je klussen minder snel op de lange baan schuift. Ineens zijn ze niet meer zo intimiderend en weet je waar te beginnen. Weet wel dat de kracht schuilt in gewoontes. Je planning zal werken wanneer je dit regelmatig doet en niet slechts eenmalig. Neem daarom wekelijks de tijd om je klussen behapbaar te maken en uit te werken. Je zal zien dat je dan ineens reuze productief wordt!

Lees ook: 8 tips voor jouw body & mind met impact op jouw leven & werk

Nieuwe Wendyspecial

De nieuwe winterspecial van Wendy staat vol mooie familie- en generatieverhalen. Koop hem in de winkel of via deze link.

Of neem een abonnement op de Wendy-specials en ontvang gratis een gift box van The Gift Label!