Hoe ziet jouw werkplek eruit? Is het een oase van rust of eerder een chaos van post-its, paperclips, pennen en stapels papieren? Je kunt je voorstellen dat je in die laatste situatie een stuk minder fijn werkt. Niet gek dus dat veel bedrijven een zogenaamde clean desk policy hanteren. Hoe zorg je dat jouw bureau de test doorstaat?
Wat houdt een clean desk policy precies in? Vaak komt het erop neer dat van werknemers wordt verwacht dat ze aan het eind van de dag hun bureau opruimen, maar ook tijdens de dag de boel netjes houden.
Voordelen
Je denkt misschien dat je geen tijd hebt om alles steeds maar op te ruimen, maar diverse studies wijzen uit dat je júist tijd verspilt door het continu zoeken naar dingen. Daarnaast scheelt een opgeruimde werkplek niet alleen veel tijd, maar voorkomt het ook stress.
Een andere reden om -uit jezelf- een clean desk policy in te voeren is dat het een positieve indruk geeft wanneer anderen, bijvoorbeeld klanten, je kantoor bezoeken. Niet alleen ziet een opgeruimd bureau er netjes uit, het geeft bezoekers ook de indruk dat je georganiseerd bent, je zaakjes goed voor elkaar hebt en op een discrete manier met (vertrouwelijke) documenten omgaat.
Die positieve indruk geldt overigens ook voor collega’s: uit een enquête van een groot Amerikaans uitzendbureau onder duizend Amerikanen blijkt dat 57 procent van hen andere werknemers beoordeelt op hoe schoon of vies hun werkplek is. Bijna de helft geeft aan ‘geschokt’ te zijn als een bureau rommelig is en ook bestempelen zij collega’s met een rommelige werkplek eerder als lui.
Goed voor je carrière
Een nette werkplek heeft trouwens niet alleen voordelen op de korte termijn. Ook op het gebied van je carrière doe je goede zaken wanneer je de stapels paperassen binnen de perken weet te houden. Zo geven managers en werkgevers aan dat zij werknemers met een opgeruimde werkplek sneller in overweging nemen voor een promotie, voornamelijk vanwege de organisatorische vaardigheden die zij dan laten zien.
Tips voor een opgeruimde werkplek
Aan het eind van de dag wil je waarschijnlijk het liefst naar huis. Als je gedurende de hele dag met het opruimen bezig bent, wordt het standaard en onbewust een onderdeel van je werk. Dat klinkt misschien als een straf, maar door een routine te ontwikkelen zul je merken dat het steeds gemakkelijker wordt je werkplek opgeruimd te houden. Groot voordeel: je werkplek is niet alleen aan het einde van de dag netjes, maar je hebt er de hele dag profijt van.
Enkele tips:
- Geef alles een plek: belangrijk is het opruimen van dingen. Door alles op een eigen plek op te bergen, kun je altijd alles goed vinden.
- Weggooien wat weg kan: je kunt niet alles bewaren. Ga bij alles wat je opbergt te rade of je het nog nodig gaat hebben. Niet? Gooi het dan weg.
- Niets bewaren voor later: ruim direct op wat je hebt gebruikt, ook al heb je het later misschien nog nodig. Als je iets laat liggen, moet je het later alsnog opruimen en kost het je meer tijd.
- Stap voor stap: misschien heb je een grote archiefkast die echt een keer opgeruimd moet worden, maar zie je ertegenop omdat het je waarschijnlijk een hele dag gaat kosten. Kies ervoor om de kast beetje bij beetje op te ruimen. Iedere dag 10 minuten voelt veel minder als een belasting en aan het eind heb je hetzelfde resultaat.
